Como realizar presentaciones efectivas y no morir en el intento
Hoy por hoy es sabido que visualizar los conceptos a la vez que los escuchamos viene a resultar no sólo práctico sino mucho más eficiente si además disponemos de muchos recursos para realizar nuestras presentaciones (materiales gráficos de apoyo que permitan expresar más directamente nuestro mensaje).
…antes comentar COMO aprendemos
- 10% de lo que leemos
- 20% de lo que oímos
- 30% de lo que vemos
- 50% de lo que vemos y oímos
- 70% de lo que discutimos con otras personas
- 80% de lo que intentamos
- 95% de lo que enseñamos a otras personas
(William Glasserin, Seven Ways of Knowing)
Si esta teoría es correcta, tener la posibilidad de acompañar cualquier exposición oral de materiales de apoyo y no hacerlo es desperdiciar entre un 30% y un 40% del rendimiento posible en nuestros interlocutores.
La experiencia dice…
- Lo primero es preparar la presentación en base a quién debe de ser presentada.
- Hay que buscar la sencillez.
- No realizar presentaciones de más de 12 ó 15 minutos y no tener más de 10 a 12 diapositivas.
- Utilizar fondos oscuros y letras claras (color terapia).
- Hay que conceptualizar, poner las ideas resumidamente para luego desarrollarlas ante los presentes con el fin de implementarlas.
- Si el ahorro (del tipo que sea) es considerable, hay que resaltarlo si las ventajas son en Seguridad, Ergonomía, Calidad, Costes, etc.
- Importante es que se acompañe con ayudas visuales (fotografías del ANTES/DESPUES) y explicarlas.
- Es conveniente al final de la presentación dejar una carpeta con documentación con evidencias (anexos) que avale lo expuesto por si preguntan los presentes (QPS, WES, Plan de Actividades, etc)
- Para mantener la mejora continua del proceso es conveniente realizar una lista de chequeo (Check List) sobre el proyecto desarrollado e implantado.
- Hay que cuidar mucho nuestro lenguaje corporal, imagen y credibilidad
- Mantener un tono adecuado de la voz
- Minimizar nervios y miedo escénico
- Administrar bien las pausas, es una buena herramienta para captar la atención en ciertos momentos de la exposición.
- Tener previsto que pueden haber participantes difíciles
En la práctica sería..
- Presenta grupo (o individuo) de trabajo y proyecto
- Se definen los objetivos del proyecto
- ANTES/DESPUES
A) Estado o situación actual
B) Situación propuesta - MEJORA CONTINUA
A) Resaltar cada mejora en los elementos (seguridad, moral, entrega, costes, calidad o medio ambiente)
B) Conclusiones
C) Check list (mantener y robustecer)
Consideraciones finales
Para que una presentación sea efectiva, hay que tener en cuenta que una presentación no es un espacio para el lucimiento personal ni para hacer amigos, la estrella de la presentación son los asistentes, no el presentador. Tampoco se trata de provocar o generar controversia, ni un ejercicio de autoexpresión artística, es un acto de diseño con un objetivo claro: que la audiencia entienda, recuerde y actúe en consecuencia.
Somos seres muy visuales, y entendemos mejor cuando también vemos en vez de solo escuchar o solo leer. Pero a pesar de la evidencia científica, muchas presentaciones continúan cargadas de texto o contienen alguna imagen a modo decorativo o peor… imágenes en movimiento.
El desafío es convertir diapositivas llenas de texto en diapositivas más visuales para que se entiendan mejor o impacten a nivel emocional. Frente a una diapositiva con muchas palabras deberíamos preguntarnos ¿Cómo puedo reemplazar el texto por imágenes? ¿Esta foto causará el efecto deseado en la audiencia? ¿Una animación me ayudará a clarificar mi mensaje? Si la respuesta fuera negativa, deberías abstenerte de usar esos recursos.
Recursos
www.presentable.es Tienen un curso online en marcha o a punto de empezar (GRATIS)
disenodepresentaciones.wordpress.com Blog muy interesante y constantemente actualizado
www.SlideSnack.com Este servicio destaca porque permite incluir archivos en PDF. A la secuencia se le puede agregar además de material visual, audio.
www.Easel.ly En versión beta y gratuita, permite crear infografías desde cero. Ofrece plantillas prediseñadas para iniciar las infografías.
www.Infogr.am Esta herramienta gratuita tiene seis diseños para iniciar. Puedes insertar tu información en cada una de las cajas pre-determinadas
